- Fördjupning
- GDPR: Personuppgifter
GDPR: Personuppgifter
Mallar
Information om behandling av personuppgifter
Administration och förvaltning av samfällighetsförening
Syfte
Att administrera och förvalta föreningens gemensamma områden och anläggningar. För att underlätta administrationen används tjänsten Sharely, som inhämtar uppgifter om fastighetsägare med andel i samfälligheten från Lantmäteriet (lagfartsförteckning).
Uppgifterna används bland annat för att hålla medlemsförteckningen uppdaterad, informera medlemmar och kalla till stämma.
Personuppgifter
Namn, adress, personnummer, kontaktuppgifter, fastighetsbeteckning, ägarandel, avgift för uttaxering och förvaltningsobjekt.
Laglig grund
Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter.
Behandlingstid
Uppgifterna finns kvar i förteckningen så länge som personen är fastighetsägare samt en kortare tid därefter, tills informationen ersätts av uppgifter om ny ägare.
***
Digital medlemskatalog för kontakt mellan medlemmar
Syfte
Att underlätta samverkan mellan medlemmar i samfällighetsföreningen genom att tillgängliggöra kontaktuppgifter för kommunikation och praktiskt samarbete. Behandlingen bidrar även till att främja grannsamverkan och gemensam förvaltning av föreningens anläggningar.
Personuppgifter
Namn, adress, fastighetsbeteckning, e-postadress och telefonnummer.
Laglig grund
Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR).
Kort beskrivning av intresseavvägningen
Intresset
Föreningens berättigade intresse är att möjliggöra kontakt mellan medlemmarna för att underlätta kommunikation, samarbete och gemensam förvaltning. Detta främjar trygghet, grannsamverkan och en välfungerande förening.
Nödvändighet
Behandlingen av de aktuella uppgifterna är nödvändig för att uppnå detta syfte.
Balans och skyddsåtgärder
För att skydda medlemmarnas integritet:
- krävs inloggning med Mobilt BankID för åtkomst till medlemsförteckningen,
- medlemmar kan välja att inte visa sina kontaktuppgifter för andra medlemmar (men alltid för styrelsen),
- personer med skyddad identitet är registreras endast efter uttryckligt godkännande.
Behandlingen bedöms som proportionerlig och att föreningens intresse väger tyngre än det begränsade intrång som behandlingen innebär.
Behandlingstid
Uppgifterna finns kvar i medlemsförteckningen så länge personen är fastighetsägare i samfälligheten samt en kortare period därefter tills uppgifterna ersätts av nya ägaruppgifter.
***
Fakturera och bokföra
Syfte
Om det behövs medel i samfälligheten kan föreningen besluta om avgifter för medlemmarna. Avgiftens storlek beror på medlemmens andelstal i samfälligheten. För detta upprättas en debiteringslängd och avgiften faktureras.
Personuppgifter
Namn, adress, andel i samfälligheten och samfällighetsavgift.
Laglig grund
Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter samt bokföringslagen (1999:1078).
Behandlingstid
Uppgifterna används för fakturering och sparas därefter i bokföringen i sju år efter avslutat räkenskapsår, i enlighet med bokföringslagen.
Läs mer: