Så förenklade Jonskärs samfällighet sin administration – med alla verktyg på ett ställe

Med 260 medlemmar och ett stort ansvar för allt från vägar och vatten till båthamnar och friluftsbad krävs det ordning och reda. För Jonskärs samfällighetsförening blev lösningen den digitala plattformen Sharely. Vi har pratat med Carl-Göran Ericsson, kassör i föreningen och ansvarig för införandet, om hur verktyget har förändrat styrelsens vardag.

Kan du berätta lite om Jonskärs samfällighetsförening och vad er utmaning var?

– Vi förvaltar ganska mycket för våra 260 medlemmar – allt från vägar, vatten och skog till båthamnar och friluftsbad. Tidigare sökte vi efter ett system där vi i styrelsen kunde samla all administration på ett enda ställe. Målet var helt enkelt att förenkla vårt arbete och få ett starkt stöd för alla de uppgifter som faktiskt åligger en styrelse. När vi undersökte marknaden hittade vi Sharely, och det var det system som bäst uppfyllde alla våra behov.

Hur var upplevelsen när ni väl kom igång?

– Införandet gick väldigt smidigt. Vi fick mycket bra hjälp, och gänget på Sharely var extremt lyhörda och snabba på att hitta lösningar anpassade för oss. Supporten fungerar jättebra via chatt där vi får snabba svar. Nyligen införde de även möjlighet till korta videomöten för mer komplexa frågor, vilket underlättar enormt.

Finns det några funktioner i Sharely som ni uppskattar lite extra?

– Det finns massor av bra funktioner! En personlig favorit så här långt är underhållsplanen, som automatiskt genererar vår budget. Det är ett suveränt verktyg för att hålla koll på alla åtgärder som behöver göras på våra anläggningar. När allt väl är inlagt glöms inget bort, och den är väldigt enkel att följa upp på varje styrelsemöte.

– En annan stor fördel är att vi kan samla alla dokument på ett ställe och enkelt informera medlemmarna via e-post eller SMS vid brådskande fall. Alla medlemmar har tillgång till materialet, förutom de handlingar som rör styrelsens interna arbete. Eftersom allt samlas i Sharely behöver vi inte längre någon extern webbplats.

Hur underlättar plattformen för era medlemmar i vardagen?

– Medlemmarna har fått en mycket bättre insyn och tillgänglighet. Eftersom Sharely synchroniserar direkt med vårt bokföringssystem Spiris, kan medlemmarna enkelt följa ekonomin via tydliga rapporter. Det finns dessutom en mobilapp som gör det smidigt att komma åt plattformen var man än är.

– Nyligen infördes också en chattfunktion där medlemmar kan skriva till varandra, skapa grupper eller ställa frågor direkt till oss i styrelsen. Till sommaren ser vi dessutom fram emot att sammanställa hela kallelsen och alla handlingar till föreningsstämman direkt i Sharely.

Vilken respons har ni fått från medlemmarna så här långt?

– Vi har bara fått positiva reaktioner från våra medlemmar sedan vi startade med Sharely, och det tycker vi förstås är otroligt roligt!

Kort om Jonskärs samfällighetsförening

Omfattning: 260 medlemmar.

Förvaltar: Vägar, vatten, parkmark/skog, båthamnar och friluftsbad.

Använder Sharely till: Underhållsplanering och budgetering, medlemskommunikation (e-post/SMS/chatt), dokumenthantering samt ekonomisk rapportering.